DRAFT KONSEP ACARA REUNI

DRAFT
KONSEP ACARA REUNI ANGKATAN 2006
SMP NEGERI 1 KARANGMONCOL

Disusun oleh : Dedy eNHa

VISI REUNI
Menyatukan potensi seluruh keluarga besar Alumni SMP Negeri 1 Karangmoncol Angkatan 2006

MISI REUNI
• Meningkatkan solidaritas, kekeluargaan, silaturahmi dan komunikasi dikalangan Angkatan
• Menjalin kerjasama antara sekolah dengan Alumni

1. PEMBENTUKAN PANITIA
Panitia Acara Reuni dibentuk pada ............................. dengan susunan kepanitiaan :
Dewan Pelindung
Dewan Penasihat
Dewan Panitia Acara
Koordinator Desa /  Kelas

2.PENGUMPULAN DATA PESERTA
Pengumpulan data peserta Reuni dari Angkatan 2006 melibatkan banyak orang yaitu perwakilan masing–masing Desa / kelas dengan cara :
Buku Kenangan yang dibagikan disaat perpisahan (semoga masih ada yangmenyimpan)
Info di Facebook (searching dengan nama alumni,  semoga para alumni mendaftarkan dengannama asli disertai no. telp yang bisa dihubungi)
Teman dari teman (menanyakan no. telp mulai dari teman dekat dahulu sampai teman yanglebih jauh)
Searching Internet
Arsip sekolah
Buku telp sekolah
Dari data valid yang sudah terkumpul dari metode tersebut, membuat target undangan yang akan hadir

3.PUBLIKASI
Untuk suksesnya acara ini harus diketahui oleh banyak para alumni dengan cara :
Siaran radio
Iklan media cetak
Group facebook
Spanduk (direncakanakan akan dibuat di beberapa tempat yang strategis)



4.TEMPAT
Untuk merancanakan nostalgia dan kebersamaan, tempat pelaksanaan acara akan diadakan disekolah
Perizinan (izin dari kepala sekolah dan kepolisian setempat)
Pengkondisian (demi terciptanya suasana yang aman dan nyaman perlu diadakan tenaga ekstra untuk petugas keamanan dan kebersihan)

5.WAKTU
Setelah lebaran idhul Fitri 2016
Rentang acara (pagi sampai siang, 07.30–15.00)

6.PENDANAAN
Pendaftaran, Biaya pendaftaran peserta Reuni sebesar Rp. 100.000/alumni, meliputi :
• Kaos/Pin
• Snack
• Makan siang
Pengumpulan dana ini dengan cara transfer melalui rekeking atau melalui koordinator masing–masing Desa / Kelas
Donatur
Dipersilahkan kepada para alumni yang hendak menjadi donatur sukarela. Donasi dapat disampaikan langsung ke bendahara, Sie. Danus atau di transfer ke rekening.
Intern Sponsorship.
Ditawarkan bagi rekan–rekan almuni yang memiliki usaha mandiri dapat menjadi sponsor Reuni ini. Logo dan deskripsi usaha akan ditampilkan pada spanduk
Sponsorship Perusahaan atau bada usaha ditawarkan untuk bekerja sama dalam mensukseskan acara ReuniAkbar. Logo dan deskripsi usaha akan ditampilkan pada spanduk.

7.ACARA DAN PERLENGKAPAN
07.30 – 08.00 : Registrasi Peserta
08.00 – 09.00 : Backsound (pemutaran musik dan lagu yang nge-hits pada zaman SMP. Di pajang foto-foto jadul zaman SMP)
09.00 – 09.30 : Sambutan. – Perwakilan Sekolah. – Panitia Reuni
09.30 – 10.30  : Photo Session. – Sambutan per-Kelas.
10.30 – 12.00  : Fun Games
12.00 – 13.00  : Makan Siang
13.00 – 15.00  : Hiburan & Fun Games

8.DOKUMENTASI
Penayangan photo–photo jadul via infokus di iringi lagu–lagu yang populer saat itu
Saat acara berakhir panitia akan mengumpulkan photo–photo dari undangan yang membawa photo digital, oleh karena itu akan disiapkan laptop dengan card reader, akan sulit dan lama untuk mendapatkan data dari photo–photo setelah reuni
Upload ke Facebook




JOB DESCRIPTION

1. Steering Comitee
a. Pelindung :

• Memberikan saran dan pesan
• Bertanggungjawab keluar dan ke dalam instansi atas penyelenggaraan reuni

b. Penasehat :

• Memberikan saran dan kritik terhadap kelancaran penyelenggaraan reuni

2. Organizing Comitee
a. Ketua :

• Mengorganisasikan seluruh panitia
• Bertanggungjawab atas keberhasilan reuni
• Memimpin rapat
• Menandatangani surat-surat dan yang menyangkut administrasi

b. Sekretaris :

• Membuat surat perijinan
• Membuat surat undangan untuk peserta reuni
• Membuat proposal
• Mencatat hasil-hasil rapat

c. Bendahara :

• Menyimpan dan mengeluarkan uang
• Menyusun anggaran pendapatan dan belanja
• Membuat laporan kegiatan

d. Seksi-seksi :
1) Seksi Acara
• Menyusun acara (rundown)
• Mengarahkan acara pelaksanaan pameran
• Mengumpulkan foto-foo jadul zaman SMP yang dipajang saat sesi backsound

2) Seksi Publikasi
• Membuat poster, spanduk dan pamflet
• Menyebarkan informasi reuni melalui media sosial
• Membuat pin/kenang-kenangan

3) Seksi Dekorasi
• Menghias tempat reuni
• Menyiapkan atribut untuk panitia

4) Seksi Dokumentasi
• Mengabadikan seluruh kegiatan
• Membuat slide yang berisi foto-foto jadul untuk ditampilkan saat sesi backsound

5) Seksi Konsumsi
• Menyediakan konsumsi yang dibutuhkan saat  rapat
• Menyediakan konsumsi yang dibutuhkan saat reuni

6) Seksi Dana Usaha
• Mengkoordinasi penggalian dana
• Menentukan pihak-pihak sumber pendapatan dana
• Mencari sponsorship

7) Seksi Perlengkapan
• Menyediakan perlengkapan yang dibutuhan saat pelaksanaan
• Menyusun tempat pameran

8) Seksi Keamanan
• Menjaga kondisi keamanan, kenyamanan dan ketertiban

9) Seksi Humas
• Menyebarkan surat izin peminjaman tempat dan lainnya
• Menyebarkan undangan bagi peserta reuni
• Sebagai koordinator utamadari koordinator kelas/desa
• Merekap jumlah peserta